Como montar o setor comercial de um escritório de advocacia

O setor comercial é quem recebe a pessoa que procura o escritório, entende o caso, apresenta a proposta de honorários e acompanha até a assinatura do contrato. Em escritórios grandes, é um time. Em escritórios pequenos, costuma ser o próprio advogado ou a secretária, entre uma audiência e outra.

O nome assusta alguns advogados, porque lembra venda agressiva. Não é isso. Na advocacia, comercial é organizar o atendimento a quem já procurou o escritório, para ninguém ficar sem resposta. É o que separa um escritório que depende de sorte de um que cresce com previsibilidade.

Antes de montar o processo, vale olhar onde o cliente se perde hoje. Os pontos mais comuns:

• Resposta lenta: a mensagem chega no WhatsApp às 19h e só é respondida no dia seguinte, quando a pessoa já falou com outro escritório.
• Conversa sem roteiro: cada atendimento é diferente, informações importantes ficam de fora e a proposta sai incompleta.
• Ninguém retoma: o cliente pede para pensar e some, porque ninguém tem a tarefa de voltar a falar com ele.
• Nada é medido: o escritório não sabe quantos contatos recebeu no mês, quantos viraram contrato nem de onde vieram.

1. Defina um responsável. Alguém precisa ser dono do atendimento, mesmo que não seja a única tarefa dessa pessoa. Sem dono, todo mundo acha que o outro respondeu.
2. Estabeleça um tempo máximo de resposta. Escolha uma meta realista, como responder em até uma hora no horário comercial, e meça. Fora do horário, uma mensagem automática ou um assistente garante que ninguém fique sem retorno.
3. Crie um roteiro de primeiro atendimento. Liste o que perguntar para entender o caso, quais documentos pedir e como explicar os próximos passos. O roteiro não engessa a conversa; garante que nada importante fique de fora.
4. Padronize a proposta. Um modelo de proposta de honorários claro, com escopo, forma de pagamento e prazo de validade, acelera a decisão e evita retrabalho.
5. Crie a rotina de retorno. Defina quando voltar a falar com quem recebeu proposta e não respondeu, por exemplo dois e sete dias depois, e registre cada contato.
6. Use um CRM e acompanhe indicadores. Uma planilha resolve no começo, mas um CRM mostra em que etapa está cada cliente, quem é o responsável e qual é o próximo passo.

• Contatos recebidos, separados por origem: indicação, Google, Instagram, anúncios.
• Tempo médio de primeira resposta.
• Taxa de conversão de cada etapa: contato, reunião, proposta, contrato.
• Contratos fechados e valor de honorários contratado.
• Custo por contrato, quando há investimento em marketing.

Com esses números na mesa, fica claro onde agir: se chegam muitos contatos e poucos viram reunião, o problema está no primeiro atendimento; se muitas propostas não fecham, está na proposta ou no retorno.

O Provimento 205/2021 da OAB proíbe a captação de clientela, isto é, buscar ativamente clientes induzindo a contratação ou estimulando o litígio. Também veda a mala direta e a promessa de resultado. O comercial do escritório trabalha dentro desses limites: responde a quem procurou, informa com clareza e deixa a decisão com o cliente.

Na prática, isso significa nada de abordar desconhecidos oferecendo serviço, nada de pressão para fechar e nada de prometer ganho de causa. Um bom processo comercial não precisa de nada disso; precisa de rapidez, clareza e constância.

Muitos escritórios conseguem dar os primeiros passos sozinhos. Quando o volume de contatos cresce, ou quando o escritório investe em marketing e quer saber o retorno de cada real, vale estruturar o processo com quem já fez isso em outros escritórios. É o trabalho da UP! Company: roteiro, funil, CRM e acompanhamento semanal dos números.